Cadastros e Tabelas que devem ser preenchidas:
1- CASH Master Advanced
EMPRESAS - Incluir um empresa para Otica
PORTADORES - Incluir os portadores utilizados na Ótica
PLANOS FINANCEIROS - Incluir os planos financeiros utilizados na movimentação financeira
CATEGORIAS DE EMITENTES - Incluir uma categoria de emitentes para associar aos clientes da ótica
TIPOS DE MULTAS - Incluir os tipos de multa que serão utilizados nas condições de pagamentos
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO - As condições de pagamento que serão utilizadas nas vendas deverão ser cadastradas com seus respectivos prazos e tipos (dinheiro, cheque, cartão), portadores e planos financeiros.
2- CLINIC Master Adavanced
UNIDADES - Associar o campo "Empresa" e marcar o campo "Venda direta" para as unidades cujas empresas irão aparecer do shop master. Obs.: Essas unidades com "Venda direta" não aparecerão na agenda do Clinic Master.
UNIDADES DOS PRODUTOS - Incluir as unidades que serão comercializados dos produtos. Ex.: Unidade
MARCAS DOS PRODUTOS - Incluir as marcas que serão comercializadas dos produtos.
CATEGORIAS DOS PRODUTOS - Incluir as categorias dos produtos para poder parametrizar os produtos que são referentes à ótica
PRODUTOS: - Cadastrar os produtos
. “Ñ pertence ao Estoque” – esse campo deve estar marcado para os produtos que serão comprados dos fornecedores quando uma venda for efetuada (ex.:lentes), e que não serão controlados pelo estoque . “Necessita Montagem” – esse campo deve ser preenchido para os que precisam de um emitente para efetuar a montagem (ex.: lentes) . “Venda Direta” – esse campo determina os produtos que aparecerão no módulo de vendas . Se o produto for isento de imposto, deve ser colocado “-1” no campo “Aliq.ICMS:”.
TABELAS DE PREÇOS - Nessa tabela os produtos comercializados no módulo de vendas da Ótica devem ter os preços cadastrados nas tabelas utilizadas
CONTATOS EXTERNOS . Podem ser cadastrados contatos externos que irão apresentar o cliente à ótica, para poderem ser comissionados se desejar. . O nome resumido será mostrado na venda. Se não tiver nenhum cadastrado o nome será mostrado. . Se desejar que apareçam somente alguns contatos externos na hora da inclusão da venda (já que esse cadastro serve para inúmeras finalidades) basta marcar o campo “Venda Direta” e configurar para utilizar esse filtro na configuração da ótica como explicado mais adiante.
TEXTOS . Se o texto estiver como “Indicação de Venda”, quando o médico incluir ele no atendimento de um paciente já será criada automaticamente uma indicação para venda, que será visualizada na hora da venda no Shop Master, possibilitando o comissionamento do médico. . Em "+ opções - Texto p/Indicação Venda" poderá se determinanado um texto, inclusive com macros (por exemplo para colocar o grau do óculos), para que ele seja incluído na indicação de venda e apareça na hora da venda no Shop Master.
ATENDIMENTO . “Indicação Venda”, permite que a indicação da venda seja visualizada, alterada e excluída, além de ver o andamento da venda/orçamento.
3- OTICA Master Adavanced
TIPOS DE MOVIMENTO - Incluir os tipos de movimentos utilizados na movimentação dos produtos nos estoques
LOCAIS DE ESTOQUES - Incluir os locais de estoque da ótica
CENTROS DE RESPONSABILIDADE - Cadastrar o centro de responsabilidade dos representantes da ótica associando à uma das unidades da ótica
EMITENTES: - Cadastrar os fornecedores das lentes.. Na aba Produtos, cadastrar todos os produtos vendidos pelo fornecedor com seus respectivos preços, marcando a opção “Fornecedor”.. - Cadastrar os montadores - Na aba Produtos, cadastrar todos os produtos montados com seus respectivos preços, e prazos, marcando a opção ‘Montagem”.
REPRESENTANTES - Cadastrar os vendedores que efetuarão as vendas para o centro de responsabilidade da ótica - Os vendedores têm que ter o usuário correspondente associado, o centro de responsabilidade e o Representante Superior. Obs.: É através do centro de responsabilidade que o sistema, verifica qual a unidade do representante, e através da unidade qual a empresa dele. Essa empresa será utilizada quando for realizada as vendas pelo representante.
O representante superior poderá receber comissão sobre as vendas dos representantes subordinados. Além disso o desconto só poderá ser dado pelo representante superior, através de sua senha.
CONFIGURAÇÔES
- Operacional - Vendas - Do Sistema - Tela 1 • Tipo de Movimento para Venda - ao incluir a movimentação de saída do estoque, ela será feita nesse tipo de movimentação • Categoria Emitente p/paciente com venda - quando for incluída uma venda para um paciente do clinic master que ainda não possua a um emitente cadastrado e associado a ele, o sistema incluirá automaticamente para essa categoria de emitente • Texto padrão para incluir na observação - Ao incluir uma venda será incluído na observação dela esse texto • Centro de Responsab. dos Representantes - só serão mostrados no módulo de vendas os representantes que forem desse centro de responsabilidade • Possibilidades de Entrega nas vendas - uma em baixo da outra deve ser padronizado todas as formas possíveis de entrega dos produtos da venda ao cliente • Default para tipo de entrega - Ao incluir uma venda o sistema já colocará esse tipo • Informações para a impressão do documento de Venda - se for utilizar impressora fiscal esses campos devem ser preechidos
- Operacional - Vendas - Do Sistema - Tela 2 • Digita Cliente pelo - campo em que o sistema parará ao incluir uma venda, no cpf, no nome do emitente (pode ser um pouco demorada) ou na tela de pesquisa de emitente • Tipo de Cliente para Venda Direta - pode ser obrigatório a escolha de um emitente para a venda, pode ser facultativa ou não precisar. Nas 2 últimas o campo abaixo deve estar preenchido. • Emitente para Venda Inexistente / Facultativa - emitente que será colocado na venda se o campo acima for Inexistente ou Facultativa • Digitação de Produto por - campo em que o sistema parará ao incluir um produto, no código de barras, no código sequencial ou na descrição do produto. • Tipo de Caixa - "Automático" é quando o sistema já coloca os totais da venda do dia em dinheiro, cheuqe e cartão, "Semi-automático", é quando ele mostra esses totais mas o usuário tem que digitá-los novamente e "Manual" é quando não mostra os totais e o usuário tem que digitá-los. • Tabela de Preço para venda - é a tabela de preço que o sistema já colocará ao incluir um produto na venda • Condição de Pagamento de Dinheiro - é a condição de pagamento que o sistema utilizará para incluir o movimento financeiro da venda com o que foi pago em dinheiro. • Condição de Pagamento de Cheque - é a condição de pagamento que o sistema utilizará para incluir o movimento financeiro da venda com o que foi pago em cheque. • Planos Financeiros para Títulos a Pagar de Fornecedor - é o plano financeiro que será colocado no título a pagar gerado a partir de uma venda para o fornecedor referente à montagem • Gera Pedido de Compra no Estoque - ao incluir uma venda o sistema incluirá um pedido de compra no Estoq Advanced para cada fornecedor dos produtos da venda. Obs.: somente para os produtos que tiverem o campo "Não pertence ao estoque" marcado. • Gera Títulos Recebidos no FLuxo de Caixa - ao incluir uma venda será gerado o título a receber para o emiente com a forma de pagamento que foi realizado. Obs.: Será incluido o pagamento para o portador, plano financeiro e tipo de multa definidos nas condições de pagamento
- Operacional - Vendas - Do Sistema - Tela 3 • Apresentado por Contatos Externos de Venda Direta - só aparecerão os contatos externos que tiverem o campo “Venda direta” marcado na venda do Shop Máster para associar na informação “apresentado por”.. • Somente produtos com preço na tabela de preço que selecionada – só aparecerão nas buscas da venda os produtos que tem valor maior que 0 (zero) na tabelas de preços.
- Operacional - Vendas - Do Usuário • Permite Alterar Preço de Venda - para deixar o usuário alterar o preço do produto na venda • Permite Excluir Venda de Cupon Fiscal - Permite ao usuário excluir uma venda com cupon fiscal pelo módulo de Produção • Imprime documento de Venda/Orçamento ao final da Venda (se não for cupon fiscal) - se não for venda com cupon fiscal ao confirmar uma venda, a venda será listada.
- Operacional - Movimento - Do Usuário • Estoque Utilizado para movimentação - ao incluir a movimentação de saída do estoque, ela será feita nesse estoque
OPERAÇÃO DA ÓTICA
- Impressora Fiscal – Configuração - Adição de Aliquotas na Impressora
. Adicionar as alíquotas que serão utilizadas para serem registradas na impressora
Obs: Para quem utilizará impressão de cupon fiscal
- Abertura do Caixa do Dia
. Abertura do caixa do dia informando o dinheiro que tem. Já trará o dinheiro que tinha no fechamento do caixa anterior.
Obs.: Para quem utilizará impressão de cupon fiscal a abertura será impressa na impressora fiscal
- Movimentação do caixa
. Inclusão de movimentação de dinheiro do caixa do dia, independente do que entra através da venda (ex.: pão, passagem, etc). Se a entrada das vendas em dinheiro for transferida para outro lugar que não seja o caixa, ela deve ter a saída informada na movimentação do caixa.
- Vendas / Orçamento - Ao informar o cliente ele será pego da seguinte forma: - Procura se tem alguma indicação de médico no módulo de atendimento do Clinic Master (o médico que indicou ficará associado à venda). Se achar, busca ou inclui o emitente associado ao paciente. - Se não tem indicação, procura se tem algum paciente agendado para aquele dia. Se achar, busca ou inclui o emitente associado ao paciente. - Se não tem nenhum paciente agendado para aquele dia, procura no cadastro de Pacientes. Se achar, busca ou inclui o emitente associado ao paciente. - Se não achar no cadastro de pacientes, procura no cadastro de Emitentes.
.- Ao escolher o emitente, se existir algum orçamento para ele o usuário poderá selecionar o que desejar para que ele seja transformado em uma venda
- Ao fechar uma venda o sistema fará as seguintes operações: . Se o produto não estiver cadastrado como “Ñ pertence ao Estoque”, será lançada uma movimentação no estoque da saída da quantidade vendida . Se estiver configurado “Efetua recebimento no Cash Master Advanced”, o sistema criará títulos a receber para o cliente da venda, de acordo com os tipos de pagamento. Será criado um título para dinheiro+cheque, um para boleto bancário, um para NF assinada, um para cada cheque pré-datado, e um para cartão de crédito. Associado a esses títulos estarão as movimentações dos portadores referentes ao pagamento deles, com data de compensação em aberto se for cheque pré-datado, por exmeplo. . Se estiver configurado “Gera Pedido de Compra no Estoq Master Advanced”, o sistema gerará um pedido de compra por dia, para cada fornecedor dos materiais vendidos que estejam cadastrados como “Ñ pertence ao Estoque”. Obs.: O sistema escolherá os fornecedores de cada produto de acordo com o cadastramento feito em Emitentes, aba “Produtos”. Será escolhido aquele fornecedor que tiver o menor preço cadastrado nessa tela e que tiver marcado o campo “Fornecedor”. . O sistema gerará o acompanhamento de produção colocando o emitente dos materiais vendidos que tenham o produto informado em “Emitentes”, aba “Produtos”. Obs.: Será escolhido aquele fornecedor que tiver o menor preço cadastrado nessa tela e que tiver marcado o campo “Montagem”.
- Fechamento do Caixa do dia
. Fechamento do caixa informando o que tem de dinheiro, cheque, cheque-pé, boleta, NF assinada e cartão de crédito. A opção "transfere" indica que os valores não ficaram no caixa, e sim foram para outros lugares. Se esses valores só forem posteriormente transferidos a movimentação deles deve ser tratada como é feito com o "dinheiro" Obs.: Para quem utilizará impressão de cupon fiscal a abertura será impressa na impressora fiscal
Obs.: O tipo de fechamento pode ser manual, onde o usuário não verá os totais por tipo de pagamento vendidos no dia, semi-automático, onde o usuário verá esses totais, mas terá que digitar os totais mesmo assim, e o automático, onde o sistema já colocará o valor de cada um dos totais para o usuário somente confirmar. O tipo deverá ser configurado em “Ferramentas – Configuração – Sistema – Operacional – Vendas – Do Sistema – Tela 2 - Tipo de Caixa”.
- Acompanhamento de Produção . O usuário poderá alterar o fornecedor do material, o motivo da alteração desse fornecedor e a observação do produto e da venda. Nessa hora o sistema alterará também o pedido de compra referente ao produto. . Na aba “Acompanhamento Montagem” o usuário poderá alterar o montador do material e incluir novas ocorrências informando o status da montagem. Obs.: Só poderá ter uma ocorrência de cada tipo de status da montagem por venda.
Na ocorrência de tipo “Montagem”, será gerado um título a pagar para o montador.. A data de vencimento será calculada de acordo com a data da ocorrência + o prazo estipulado no cadastro de emitentes, aba “Produtos”. O Plano Financeiro do título a pagar deverá ser configurado em “Ferramentas – Configuração – Sistema – Operacional – Vendas – Do Sistema – Tela 2 - Planos Financeiros para Títulos a Pagar de”.
- Movimentação do Estoque . Nesse módulo poderão ser lançadas todas as movimentações dos produtos desejadas que não sejam vendas e compras (quando já forem automáticas pelos módulos de venda e de compra), para o correto controle do estoque. Obs.: Cada usuário só poderá visualizar e manipular as movimentações dos estoques cadastrados nos centros de responsabilidades aos quais o representante do usuário estiver alocado.
- Relatórios
Obs.: Cada usuário só poderá visualizar e manipular as vendas das empresas que tiver acesso e os tipos de estoque que forem dos centros de responsabilidades que ele estiver alocado.
CONTROLE DE PRODUÇÃO
. Por Fornecedor
– Mostra por fornecedor os produtos vendidos por status da compra.
. Por Montador
– Mostra por fornecedor as vendas por status de montagem.
VENDAS . Orçamentos por Cliente – Mostra todos os orçamentos por data e cliente . por Cliente – Mostra todas as vendas do período por data e cliente . por Tipo de Entrega – Mostra todas as vendas do período por tipo de entrega . por Representante – Mostra todas as vendas do período de cada um dos representantes e seus superiores . por Indicação – Mostra todas as vendas do período de cada médico (que indicou através do módulo de atendimento do Clinic Máster Advanced) . Vendas Apresentação – Mostra todas as vendas do período de cada uma das pessoas que fizeram a apresentação para a venda. Obs.: Os valores mostrados nos relatórios pode ser “o valor previsto” (valor total dos produtos) ou “valor pago” (valor total dos tipos de pagamento efetuados na venda), de acordo com o que o usuário selecionar.
O usuário poderá pedir para que seja descontado do valor das vendas pagas em cartão de crédito o % ou valor que o cartão retém, informado no cadastro de portadores do Cash Master Advanced em “Comissão do Portador”..
FINANCEIRO . Totais por Condições de Pagamento – Relatório dos valores vendidos em um determinado período totalizados por condição de pagamento. . Relação de Cheques Pré-Datados – Relação dos cheques pré-datados por data de Bom Para. . Consistência de Vendas x Fluxo de Caixa – Relação dos pagamentos realizados nas vendas e do que foi efetivamente incluído no Cash Master Advanced. . Preços por Fornecedores - Relação dos produtos e seu preços em cada fornecedor . Preços por Montadores - Relação dos produtos e seu preços em cada montador
CONFIGURADOS . Movimentação do Estoque – Relatório onde o usuário seleciona as informações que deseja imprimir, a ordenação e o filtro, montando o relatório que deseja da movimentação do estoque . Emitentes – Relatório onde o usuário seleciona as informações que deseja imprimir, a ordenação e o filtro, montando o relatório que deseja do cadastro de emitentes.
4- ESTOQ Master Adavanced
- Pedidos de Compra . O usuário deverá fazer o processo do envio do pedido e da chegada do material. Obs.: Ao enviar o pedido será criado um título a pagar no Cash Master